Diez recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento:
- Innova, sé creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.
- Asegúrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difícil «romper el hielo» y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la «gamificación» (La integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).
- Conoce a tu público y adapta el mensaje y los contenidos del evento a él. Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Además, siempre debes incluir un turno de preguntas después de cada presentación o sesión.
- Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asóciate con un profesional cualificado con un largo historial de éxitos en el sector; y si tienes experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web diseñadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.
- Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión (ROI)
- A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin coste un ancho de banda básico y, para los que lo necesitan, un servicio «premium» de pago.
- Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del esfuerzo adicional, te sorprenderá lo importante que es para un creciente número de personas.
- En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible (incluyendo versiones para PC, móviles y tabletas) y que se actualice a menudo; Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.
- Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después.
- Graba vídeos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento, así como en sus perfiles en los medios sociales, a fin de enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido.
Las 10 cosas que no debes hacer a la hora de organizar un evento
- Diez errores que no deben cometerse en la planificación, organización y celebración de un evento:
- No sólo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento, porque su éxito dependerá en gran parte de los delegados/asistentes/invitados y, por lo tanto, debes hacer hincapié en ello.
- No vayas demasiado lejos con la máxima de «hacer más con menos». Si no hay presupuesto para organizar una evento presencial, organiza uno virtual; siempre es mejor que dar una mala impresión; y no siempre aceptes el presupuesto más barato para el alquiler del espacio o la contratación de servicios. Al igual que con los coches de segunda mano, lo más barato casi nunca es lo mejor.
- No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas sostenibles; su participación activa es muy importante.
- No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias; en los grandes eventos internacionales habrá seguramente vegetarianos, gente con restricciones alimenticias por motivos religiosos o de salud, etc.
- No dependas sólo de voluntarios para las necesidades de personal para tu evento. Aunque suelen estar muy dispuestos a ayudar, también necesitarás un equipo de profesionales curtidos y de confianza.
- No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de networking; muchas personas quieren de veras hacerse oír por encima del fragor; y no organices programas sociales sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo el paintball o el yoga.
- No improvises el día del evento; casi nadie te lo agradecerá.
- No lastres a los participantes con mucho material impreso. En la era de Internet, la información basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos, terminará seguramente en la papelera
- No olvides de realizar un seguimiento después del eventos; la retroalimentación es vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos.
Fase preliminar al evento
- Determinar el objetivo principal del evento.
- Identificar al público beneficiario y decidir sobre el mensaje a transmitir.
- Decidir quién llevará a cabo la planificación del evento; es decir, si se va a realizar interna o externamente.
- Preseleccionar al menos dos fechas para la celebración del evento.
- Establecer un programa (agenda preliminar) para el evento.
- Definir la estrategia promocional, si procede.
- Si la organización va a ser externa, preparar una petición de presupuesto detallada.
- Enviar un primer aviso a los asistentes potenciales.
Organización externa
- Estudiar las propuestas antes de llevar a cabo la contratación.
- Celebrar (cara a cara, por vídeo conferencia, etc.) una reunión con la agencia de eventos contratada para concretar los detalles.
- Estar en continuo contacto con la agencia contratada.
Organización interna
- Diseñar un programa detallado para la organización preliminar, identificando y asignando las tareas.
- Elegir el espacio y realizar una visita de inspección, sobre todo si no se está familiarizado con el lugar de celebración y/o destino. Asegurarse de que dicho espacio disponga de todo lo necesario: audiovisuales, Wi-Fi, personal auxiliar, catering, etc. En caso contrario, elaborar una lista de las cosas y/o personas a contratar.
- Negociar las tarifas de alojamiento, personal auxiliar, comida, transporte y alojamiento, comida, actividades adicionales (actividades para cónyuges y lúdicas, entretenimiento, etc.), si procede.
- Diseñar, desarrollar y lanzar un sitio web responsivo con un sistema de inscripción y, si procede, una app para el evento. Puede que sea necesario contratar a una empresa especializada para realizar ambas tareas.
- Mantener al día dicho sitio web con contenidos frescos (avisos, noticias, vídeos, etc.).
- Contratar a los conferenciantes claves y enviar invitaciones a la prensa
- Enviar un segundo aviso a los asistentes potenciales, incluyendo información detallada sobre el evento y, si procede, el procedimiento de inscripción.
- Empezar a preparar los impresos, de ser necesario.
- Asegurar el evento (al menos contra responsabilidad civil) y contratar seguridad, en caso de necesidad.
- Preparar un plan para situaciones imprevistas.
- Elaborar una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración del evento.
- Confirmar todas las reservas y comprobar todos los detalles.
- Concretar el procedimiento de inscripción en el lugar de celebración, si procede.
Las verificaciones después del evento
- Cerrar las cuentas.
- Agradecer a los patrocinadores, conferenciantes, personalidades, etc., su colaboración.
- Publicar fotos, vídeos cortos y testimoniales en la web del evento a fin de mantener vivo el interés en él.
Circulo Militar, la mejor decision por tus eventos.